Aturan Sertifikasi Sistem Manajemen Terakreditasi

Pengantar

Dalam lingkungan pasar global yang sangat kompetitif saat ini, telah menjadi keharusan bagi perusahaan di berbagai sektor manufaktur dan jasa untuk memberikan jaminan kualitas produk atau layanan mereka melalui penerapan variabel ISO 9001/14001/22000/ Sistem manajemen K3 45001. Standar internasional seri ISO 9001, 14001, 22000 & 45001 menetapkan persyaratan minimum untuk sistem Mutu/Lingkungan/Keamanan Pangan/Keselamatan Kesehatan Kerja yang didokumentasikan dan Sertifikat Kepatuhan terhadap standar ini kini telah menjadi kriteria internasional untuk menilai kredibilitas dan kemampuan perusahaan untuk secara konsisten memenuhi standar kualitas demi kepuasan pelanggan.

Tujuan

Tujuan dari uraian Aturan Sertifikasi ini adalah untuk memberikan informasi yang relevan mengenai layanan untuk melakukan penilaian kami yang tidak memihak dan kompeten terhadap sistem manajemen perusahaan untuk penerbitan dan pemeliharaan sertifikasi terakreditasi ISO 9001, ISO 14001, Standar ISO 45001 & 22000.

Cakupan

Skema sertifikasi terakreditasi yang dioperasikan oleh kami adalah skema sertifikasi sistem pihak ketiga dengan tujuan memberikan pengakuan kepada perusahaan yang telah secara efektif menerapkan dan mengoperasikan sistem terdokumentasi yang dapat diverifikasi. Ini mencakup ruang lingkup berikut:

• Pertemuan pendahuluan untuk menetapkan ruang lingkup pendaftaran dan standar yang berlaku.
• Melakukan audit independen untuk sertifikasi.
• Penerbitan sertifikasi terakreditasi sesuai sektor ruang lingkup terakreditasi
  Kunjungan surveilans untuk verifikasi kesesuaian sistem mutu dengan standar sertifikasi.
• Organisasi perlu mengembangkan sistem sehubungan dengan ISO 9001, 14001, 45001, 22000 dan standar ISO lainnya sesuai dengan sistem manajemen yang berlaku yang memerlukan sertifikasi.

Prosedur Sertifikasi

1. Pertanyaan dan Kutipan Biaya:- Setelah menerima pertanyaan, Kuesioner harus diisi oleh perusahaan pemohon. Berdasarkan informasi yang diberikan, penawaran terperinci diajukan untuk pertimbangan dan penerimaan klien.
2. Aplikasi:- Setelah konfirmasi penerimaan tawaran biaya dan penerimaan aplikasi klien bersama dengan biaya aplikasi, proses sertifikasi dimulai dengan penjadwalan audit pada tanggal yang disepakati bersama.
3. Perpanjangan Sertifikasi:- Setiap kali klien mengajukan perpanjangan Lingkup/penambahan lokasi, fasilitas, dll. Hal yang sama diverifikasi selama kunjungan khusus atau pada audit pengawasan berikutnya dan berdasarkan rekomendasi dari Penilai Utama dan verifikasi laporan audit a keputusan diambil untuk masalah sertifikasi yang diubah untuk perluasan ruang lingkup.

Proses Audit

Audit Tahap 1 :

Untuk sebagian besar sistem manajemen, disarankan agar setidaknya sebagian audit tahap I dilaksanakan sesuai janji klien untuk mencapai tujuan. Tinjauan di tempat dari dokumentasi sistem manajemen Mutu/Lingkungan/Keselamatan Kesehatan Kerja/Keamanan Pangan opsional klien dilakukan untuk memverifikasi bahwa persyaratan standar ISO yang berlaku telah ditangani dengan memuaskan. Sebuah laporan dikeluarkan dengan mencantumkan setiap ketidaksesuaian terhadap tindakan korektif yang perlu diambil sesuai dengan rencana tindakan korektif yang akan diserahkan. Tingkat penerapan sistem mutu juga dinilai untuk menyetujui jadwal audit tahap 2. Secara khusus, catatan Audit Internal, Tindakan Korektif dan Tinjauan Manajemen harus diverifikasi untuk menilai tingkat Implementasi Sistem manajemen terdokumentasi Organisasi, untuk memastikan bahwa Sistem manajemen Mutu matang sebelum penilaian Tahap-II dijadwalkan untuk dilakukan. Evaluasi dapat dilakukan selama Tahap-I oleh Organisasi. Analisis manajemen dan risiko dilakukan sebelum melanjutkan ke tahap audit berikutnya

Audit Tahap 2 :

Setelah audit Tahap I, Kami akan melakukan audit sertifikasi Tahap II untuk menilai kesesuaian dengan persyaratan standar ISO yang berlaku. Sebuah laporan yang mengkategorikan setiap ketidaksesuaian atau kelemahan dalam penerapan sistem mutu yang terdokumentasi diterbitkan.
Tindakan Korektif dan Tindak Lanjut : Perusahaan diwajibkan untuk menyerahkan Rencana Tindakan Perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian dalam jangka waktu tertentu. Tindakan korektif terhadap semua kesesuaian utama perlu diverifikasi selama kunjungan tindak lanjut dan/atau melalui penyediaan bukti objektif pelaksanaan yang efektif, sebelum konfirmasi sertifikasi. Pengamatan juga dicatat terkait dengan berbagai elemen sistem manajemen terdokumentasi sesuai standar sertifikasi yang tidak secara signifikan mempengaruhi pengoperasian sistem tetapi tetap menunjukkan masalah yang mungkin perlu diperbaiki.

• Dalam hal ketidaksesuaian utama yang diidentifikasi (Kategori ‘A’) sehubungan dengan penerapan setiap elemen sistem mutu atau beberapa ketidaksesuaian kecil dicatat terhadap salah satu elemen yang membuat sistem kurang tetapi dapat dioperasikan, rekomendasi untuk sertifikasi dibuat dengan tunduk pada CAP yang diajukan dalam waktu 2 minggu dan tindakan korektif diverifikasi di tempat dan ditutup melalui kunjungan khusus dalam waktu 8 minggu sejak tanggal penilaian, sebelum sertifikasi diberikan atau sebagaimana diputuskan oleh CEO.
• Dimana audit telah mengungkapkan hanya ketidaksesuaian kecil (Kategori ‘B’) yang perlu ditangani melalui tindakan korektif, sertifikasi dapat direkomendasikan tunduk pada CAP ( Rencana Tindakan Korektif) yang diajukan oleh perusahaan dalam waktu 2 minggu bersama dengan bukti objektif dari tindakan korektif yang diambil. Rencana tindakan korektif harus ditutup pada verifikasi fisik dari implementasi yang memuaskan pada audit pertama berikutnya.
• Dalam kasus di mana “peluang untuk perbaikan: (Kategori ‘C’) telah dicatat selama audit sertifikasi, tindakan, sebagaimana berlaku, diamati efektivitasnya pada kunjungan audit berikutnya.

Penerbitan Sertifikat

Setelah selesai meninjau semua dokumentasi audit dan tindakan korektif yang ditutup, Kami akan menerbitkan Sertifikat Pendaftaran kepada perusahaan. Validitas dab pembaruan sertifikat : Sertifikat yang dikeluarkan oleh Kami tetap berlaku selama tiga tahun tergantung pada kesesuaian sistem manajemen mutu dengan standar sertifikasi yang diverifikasi dan dinyatakan memuaskan selama audit pengawasan berkala. Setelah kedaluwarsa, Sertifikat Pendaftaran diperbarui untuk jangka waktu tiga tahun berikutnya setelah dilakukan penilaian ulang yang memuaskan.

Audit Pengawasan

Sertifikasi dikeluarkan dengan tunduk pada pemeliharaan dan kesesuaian terus-menerus dari sistem Kualitas atau Lingkungan atau K3 atau Keamanan Pangan atau standar lainnya  yang terdokumentasi dengan standar sertifikasi. Audit surveilans harus dilakukan secara berkala setidaknya setahun sekali selama tiga tahun masa berlaku Sertifikat diikuti dengan penilaian ulang sistem mutu untuk pembaruan sertifikasi sebelum habis masa berlakunya. Frekuensi audit survailen harus setidaknya sekali dalam 12 bulan sejak tanggal pertemuan penutupan audit sertifikasi yaitu, dua audit survailen dilakukan selama periode tiga tahun validitas pada interaksi tahunan. Dalam hal audit surveilans sembilan bulanan 3 audit surveilans akan dilakukan dan dalam hal audit surveilans enam bulanan 5 audit surveilans akan dilakukan.

Audit Khusus

Kunjungan khusus mungkin perlu dilakukan ke tempat perusahaan sertifikat dalam keadaan berikut:

1. Kami memiliki alasan untuk percaya bahwa sistem yang terdokumentasi tidak dipelihara secara memadai dengan kekurangan utama dalam pengoperasiannya.
2. Jika ada perubahan dalam standar sistem manajemen yang menyebabkan perubahan persyaratan sertifikasi, klien akan diberitahu sebelumnya untuk audit transisi dan audit akan dijadwalkan setelah persetujuan organisasi. Tetapi audit harus dilakukan sebelum jangka waktu yang ditentukan.
3. Atas pemberitahuan oleh perusahaan bersertifikat, dari setiap perubahan signifikan dalam sistem terdokumentasi bersertifikat. Termasuk perpanjangan kunjungan lingkup akan memutuskan, apakah perluasan lingkup sektor dapat diberikan atau tidak. Hal ini dapat digabungkan dengan audit surveilans, program audit surveilans ini harus mencakup setidaknya:

• Audit internal dan tinjauan manajemen.
• Tinjauan atas tindakan yang diambil pada NC yang diidentifikasi selama audit sebelumnya.
• Penanganan keluhan.
• Efektivitas sistem manajemen untuk mencapai tujuan klien bersertifikat.
• Kemajuan kegiatan yang direncanakan yang ditujukan untuk perbaikan terus-menerus.
• Melanjutkan kontrol operasional.
• Tinjau setiap perubahan.
• Penggunaan tanda dan atau referensi lain untuk sertifikasi.

Audit Pemberitahuan Singkat

Sebagai akibat dari keluhan, oleh pihak mana pun, setiap publisitas yang merugikan atau bertentangan dengan persyaratan sertifikasi atau informasi lain yang diterima dan ditangguhkan klien. Kunjungan khusus akan dilakukan setelah pemberitahuan jatuh tempo telah diberikan dan rincian disetujui antara kami dan kunjungan akan dilakukan setelah pemberitahuan jatuh tempo telah diberikan dan rincian disetujui antara perusahaan bersertifikat. Kehati-hatian yang tepat adalah melakukan hal-hal berikut.

• Informasi diberikan kepada klien terlebih dahulu mengenai sumber ulang kunjungan dengan perincian.
• Kehati-hatian diambil untuk memilih auditor untuk Menjaga Kurangnya Alasan bagi klien untuk keberatan dengan auditor.

Penangguhan, Penarikan, Perpanjangan dan pengurangan Sertifikasi

Penangguhan : Alasan untuk menangguhkan sertifikat adalah sebagai berikut:

• Jika organisasi yang disertifikasi tidak mendapatkan audit Surveilans yang dilakukan sesuai dengan perjanjian sertifikasi.
• Jika klien ditemukan menyalahgunakan logo Lembaga Sertifikasi atau menggunakan pernyataan menyesatkan yang dapat mempengaruhi reputasi lembaga sertifikasi dan badan akreditasi.